Việc lưu trữ hồ sơ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật và của công việc kinh doanh. Theo pháp luật hồ sơ lao động phải được lưu trữ đầy đủ. Có nghĩa là bạn phải quan tâm đến việc ghi chép thông tin cá nhân của từng lao động. Lưu trữ hồ sơ chính xác, ví dụ như số lao động vắng mặt hay tần suất quay vòng lao động có thể giúp bạn đưa ra những quyết định dựa trên thực tế. Điều này giúp bạn quản lý công ty hiệu quả hơn.

Chuyên đề này giúp bạn biết minh cần lưu trữ những hồ sơ gì và lưu trữ trong bao lâu. Đồng thời đưa ra lời khuyên làm thế nào để lập được một hệ thống lữu trữ hồ sơ nhân viên. Chuyên đề này cũng giải thích về những nghĩa vụ pháp lý của chủ lao động và quyền của người lao động đối với những thông tin về họ.

Lưu trữ hồ sơ nhân viên ngoài những gì mà pháp luật yêu cầu có thể giúp bạn có thêm quyết định trong chính sách nhân sự, ví dụ: tuyển dung, đào tạo, cơ hội, phát triển nhân sự, sa thải hay thăng chức. Những hồ sơ không đầy đủ có thể dẫn tới nhiều vẫn đề khi giải quyết những việc như vắng mặt, tần suất quay vòng lao động, ốm đau, đi muộn và vi phạm kỷ luật.

Hồ sơ lưu trữ nên có:

  1. Thông tin cá nhân: tên, địa chỉ, người liên hệ khi cần, trình độ và nhược điểm
  2. Quá trình công tác: ngày bắt đầu làm việc, thăng tiến, chức vụ
  3. Chi tiết các điều khoản: gồm có một bản hợp đồng lao động
  4. Thông tin về việc vắng mặt: ghi chép việc đi muộn, ốm đau và những lần nghỉ có phép hoặc không phép.
  5. Đào tạo và đánh giá
  6. Họp với công đoàn hoặc đại diện lao động
  7. Số lần bị kỷ luật
  8. Chấm dứt hợp đồng và tư vấn sa thải – cho biết bạn phải tuân theo quy định của luật pháp về sa thải và phải cung cấp bằng chứng trong các trường hợp bạn bị khiếu kiện.

Việc lưu trữ hồ sơ chính xác sẽ giúp bạn đánh giá được quá trình làm việc và năng suất của người lao động, đồng thời kết hợp được nguồn lực lao động với sản xuất hoặc các yêu cầu dịch vụ. Nó cũng có thể giúp bạn tránh được những tranh chấp với lao động và đảm bảo rằng bạn tạo cơ hội bình đẳng và đổi xử công bằng với tất cả mọi người.

Một hệ thống lưu trữ hồ sơ lao động tốt cần có các yếu tố sau:

  1. dễ sử dụng
  2. được thiết kế sao cho dễ truy cập thông tin cần thiết
  3. chính xác, đáng tin cậy và nhất quán
  4. an toàn và bảo mật
  5. có thể mở rộng và thích ứng được với nhu cầu trong tương lai
  6. chi phí hiệu quả và dễ duy trì

Một số công ty nhận thấy việc lưu trữ hồ sơ thủ công không có hiệu quả khi công ty phát triển, vì sẽ khó khăn để đảm bảo tính cập nhật và chính xác của hồ sơ lưu trữ. Một hệ thống lưu trữ được vi tính hoá sẽ tránh được những vấn đề trên và giúp dễ truy cập thông tin. Tuy nhiên hệ thống này đòi hỏi chi phí cao hơn và cần đào tạo để sử dụng.

Trong trường hợp có khiếu kiện thì thuận tiện nhất là sử dụng hồ sơ gốc làm bằng chứng. Những dữ liệu vi tính có thể được sử dụng nhưng cần thêm bằng chứng bổ trợ. Nếu bạn chỉ lưu trữ hồ sơ trên vi tính thì cần có mẫu lưu trữ giống như bản gốc.

Rất cần thiết kế từng mẫu tài liệu vì dụ như mẫu đánh giá nhân viên, đơn xin nghỉ phép…Tài liệu dễ đọc và có tính lo gic sẽ dễ sử dụng và truy cập hơn. Những nhân viên làm việc lưu trữ thì cần đào tạo họ cấhc lưu trữ, nơi lưu trữ và theo hình thức nào.

Bạn phải có trách nhiệm bảo mật hồ sơ cá nhân bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp. Có thể áp dụng một số biện pháp sau:

  1. Đảm bảo rằng hệ thống các file dữ liệu được khoá, có mật khẩu, phần mềm chống vi rút và tường lửa.
  2. Đảm bảo chỉ những người lao động cần sử dụng dữ liệu mới được tiếp cận thông tin
  3. Cần đặt một phần mềm theo dõi giúp bạn biết được ai là người đã truy cập một dữ liệu cụ thể.
Trở về đầu trang
Print: Print this Article Email: Print this Article Share: Share this Article